Czym jest program POS?
Jakie obecnie dostępne są rozwiązania na rynku?
Na co warto zwrócić uwagę podczas wybierania systemu?

 

Niektóre inwestycje podczas otwierania restauracji stanowią punkt krytyczny dla prawidłowego funkcjonowania lokalu. Jedną z nich jest wybór programu dla gastronomii POS.

Program POS to pewnego rodzaju centrum dowodzenia restauracji. Dzięki oprogramowaniu kelnerzy mogą precyzyjnie zapisywać zamówienia od gości, przekazywać je w miejsca, gdzie są realizowane, dokonywać płatności i kontrolować cały przebieg sprzedaży.

Jednak restauratorzy nie są z natury skłonni do zapoznawania się i testowania rozwiązań technologicznych, jakim jest program do obsługi gości. To co skupia ich uwagę to wystrój, odpowiednie wyposażenie kuchni, zatrudnienie pracowników. A kiedy przychodzi moment na wybranie odpowiedniego systemu POS, czas na podjęcie decyzji jest mocno ograniczony.

Jeśli znajdujesz się w tej grupie osób – nie martw się. Najprawdopodobniej większość restauratorów głównie skupia się na aspektach, które mają dostarczać gościom jak najlepszych wrażeń, zamiast zagłębiać się w rozwiązania technologiczne dostępne na rynku. Niestety  niesie to za sobą pewne ryzyko, że właściciele wybierają rozwiązania, które z biegiem czasu dają się we znaki, że nie do końca spełniają ich oczekiwania.

Stworzyliśmy ten przewodnik po systemach POS, aby wesprzeć osoby otwierającym restauracje, pokazać jakie mają opcje oraz w jaki sposób dostępne rozwiązania mogą przyczynić się do prawidłowego funkcjonowania restauracji.

Czym jest program POS dla gastronomii?

Restauracje mają wyjątkowe potrzeby jeśli chodzi o przebieg procesu sprzedaży. Należy uwzględnić wszystkie etapy realizacji zamówienia, od jego przyjęcia, przez przygotowanie, po sfinalizowanie rachunku. Do tego ważne jest, aby system umożliwiał wgląd, do tego co dzieje się “na zapleczu” restauracji.

W przeciwieństwie do sprzedaży detalicznej, system POS dla restauracji musi uwzględniać pracę na otwartych rachunkach, wszelkiego rodzaju modyfikacje zamówienia oraz mieć możliwość odpowiedniej komunikacji z kuchnią, aby cały proces przebiegał sprawnie i bez pomyłek. Funkcjonalności takie jak kodowanie stolików, wprowadzanie notatek, dzielenie rachunku sprawiają, że obsługa jest lepiej zorganizowana, a personel może skupić się na gościach.

Dwa typy systemów POS

Obecnie systemy POS można podzielić na dwa typy: tradycyjny (stacjonarny) i nowoczesny (mobilny). Decyzja, który z systemów wybierzesz będzie mieć dalszy wpływ na to, ile system będzie Cię kosztować oraz jak dużo czasu poświęcisz na jego wdrożenie i opanowanie. 

stacjonarny: tutaj do obsługi wykorzystywane są specjalistyczne (i drogie) urządzenia, które wymagają również zainstalowania w Twojej restauracji osobnego komputera (serwera), na którym będą zapisywane dane. Dzięki temu system nie potrzebuje dostępu do sieci WI-Fi, jednak gdy Ty potrzebujesz dostęp do danych – możesz zdobyć je będąc wyłącznie w lokalu.

mobilny: nowoczesne oprogramowanie obsługiwane jest na mobilnych urządzeniach (tablet, telefon) a oprogramowanie działa w chmurze. Dzięki temu łatwo możesz stworzyć stanowisko do przyjmowania zamówień i masz zdalny dostęp do całej sprzedaży.

Poczytaj więcej na temat tradycyjnych i mobilnych systemów  >> https://ristorio.com/system-do-restauracji/ 

 

Na co warto zwrócić uwagę wybierając system gastronomiczny?

 

Łatwość w użytkowaniu

Program POS ma możliwie najbardziej uprościć proces przyjmowania zamówień, bez ryzyka pominięcia ważnych szczegółów. Wbijanie zamówienia i automatyczne przesyłanie ich na kuchnię, zdecydowanie zajmuje mniej czasu niż samodzielne notowanie i wbijanie na kasę. Jednak aby codzienna rutyna, jaką jest wprowadzanie zamówienia do systemu – nie sprowadzała się do szeregu niepotrzebnych i skomplikowanych gestów – zwróć uwagę czy obsługa systemu jest łatwa, szybka i przyjazna dla użytkownika.

Dlatego też system powinien mieć jasny i przejrzysty widok zamówień, a różnego rodzaju modyfikacje (dodatki, notatki, rabaty itp.)  powinny być łatwo dostępne i intuicyjne w wykorzystaniu. Dzięki temu nawet najmniej doświadczeni pracownicy, nie będą mieli problemu, by wdrożyć się w obsługę systemu.

 

Komunikacja z kuchnią (KDS)

Dla wielu restauracji system byłby bezużyteczny gdyby nie miał modułu związanego z przesyłaniem zamówień na kuchnię. W zależności jakie rozwiązanie preferujesz odpowiedni system powinien dać Ci możliwość wdrożenia na kuchnię drukarki bonowej, która będzie drukować zamówienie lub wyświetlacz zamówień kuchennych (ekran dotykowy), który dodatkowo umożliwia komunikację dwukierunkową kuchnia-bar.

Dzięki wyświetlaczowi kelnerzy otrzymają powiadomienie, że danie gotowe jest do odebrania. Jeśli w Twojej restauracji będzie znajdowało się kilka miejsc, w których przygotowywane będą dania – system powinien umożliwić Ci podział menu, zgodnie z tym, gdzie mają być drukowane/wyświetlane zamówienia. 

Poczytaj więcej na temat wyświetlacza zamówień kuchennych (KDS) >> https://ristorio.com/wyswietlacz-zamowien-kds/ 

 

Dostęp do danych

Może i na początku będziesz w swojej restauracji 24/7, jednak z czasem ulegnie to zmianie. Wówczas istotną funkcjonalnością będzie dostęp do raportów sprzedaży oraz możliwość łatwego wprowadzania zmian w menu czy dodawania nowego użytkownika. Mobilny system dla gastronomii to też odpowiedź na tego typu zapotrzebowanie.

Dzięki systemowi działającemu w chmurze, możesz zarządzać swoim systemem gdziekolwiek jesteś. Z kolei jeśli w Twojej restauracji często będzie się zmieniać karta menu t0 uwzględnij to, aby proces wprowadzania pozycji, również nie sprawiał Ci trudności.

 

Raporty i kontrola 

Każda restauracja generuje wiele danych dotyczącej całej sprzedaży. Jeśli chcesz sprawnie poruszać się po tych danych, przyglądnij się w jaki sposób są one prezentowane w systemie. Na pewno dużym walorem jest możliwość podglądu raportów w czasie rzeczywistym, ale również uzyskanie informacji takich jak: jakie produkty sprzedają się najlepiej czy w których godzinach goście odwiedzają Cię najliczniej.

System powinien zawierać również raporty, które pomogą Ci kontrolować pracowników. Tutaj najczęściej uwzględnia się wycofanie pozycji z rachunku czy ich całościowa anulacja.

Poczytaj więcej na temat oszustw w gastronomii >> https://ristorio.com/oszustwa-w-gastronomii/ 

 

Bezpieczeństwo i rozwój

Twój system powinien rozwijać się jak Twój biznes, dlatego również istotnym aspektem jest czy w ramach subskrypcji możesz liczyć na darmowe aktualizacje, które są również wynikiem rozwijania się oprogramowania. Ponad to, podczas konsultacji z przedstawicielem, warto zapytać w jaki sposób dane są zabezpieczane lub jakie jest ryzyko ich utraty, w przypadku stacjonarnych rozwiązań.

 

Zamówienia online 

Funkcje, które z początku wydają Ci się niepotrzebne, a w przyszłości mogą okazać się mocnym ogniwem w Twojej działalności – to zamówienia online. Ponieważ podejście do zamówień w dostawie uległo diametralnej zmianie w wyniku pandemii, warto uwzględnić ten fakt podczas wyboru systemu POS. Zwróć uwagę czy dostawca oprogramowania umożliwi Ci integrację z popularnymi aplikacjami, a najbardziej cennym rozwiązaniem, będzie wybór systemu, który w swojej ofercie ma własny silnik do zamówień online dla gastronomii.

System POS z zamówieniami online >> https://ristorio.com/sprzedaz-online-w-restauracji/ 

 

Wsparcie

Nawet najlepsze systemy mogą napotkać przeszkody, które są niezależne od operatora lub są wynikiem nieświadomych działań człowieka. W takich momentach nieocenione jest wsparcie specjalistów. Postaw na system, którego support udzieli Ci pomocy zarówno podczas wdrożenia programu jak i  w ciągu całej współpracy.

 

Koszty 

Wybierając stacjonarny program POS musisz liczyć się z dużymi kosztami wynikającymi z zakupu sprzętu i licencji, która wbrew powszechnej opinii nie jest jednorazowa, a wymaga odnawiania. Z kolei jeśli wybierzesz nowoczesne rozwiązanie, które działa na urządzeniach mobilnych, wówczas masz możliwość stworzenia kilku stanowisk sprzedaży – nie wydając na to fortuny.

Jednak jeśli planujesz w swoim lokalu mieć kilka miejsc przyjmowania zamówień lub przygotowania potraw, upewnij się że Twoja subskrypcja nie wzrośnie wraz z wdrożeniem kolejnego urządzenia lub funkcjonalności. W wielu przypadkach pozornie niski abonament może okazać się nie do zaakceptowania, kiedy stanowisk obsługi jest więcej. Dodatkowym plusem będzie jeśli dostawca zagwarantuje Ci stałą cenę subskrypcji.

 

Warunki współpracy

Nie da się ukryć, że to czy będziesz zadowolony z wyboru oprogramowania czy nie, wyjdzie dopiero w trakcie pracy. W związku z tym optymalnym rozwiązaniem jest podjęcie współpracy z firmą, która daje Ci możliwość rezygnacji z programu w dowolnym momencie, unikając tym samym zobowiązujących umów i deklaracji. Z kolei wybierając sprzęt do obsługi programu, które są popularne i powszechnie wykorzystywane (tablety, drukarka fiskalna, drukarka bonowa) zostawiasz sobie otwartą furtkę do zmiany systemu bez konieczności zmiany sprzętu i kosztów z tym związanych.

Dlatego też warto nie oszczędzać przy wyborze sprzętu i postawić na znane i sprawdzone marki tj. np Posnet w przypadku drukarki fiskalnej czy Epson – producenta drukarek bonowych.