Wychodzisz z restauracji i zastanawiasz się co tam się dzieje? Oszustwa w gastronomii niestety są na porządku dziennym. Nie raz można było usłyszeć: „Wiem, że mnie okradają ale byle jak najmniej” Jak nowoczesna technologia może pomóc w uniknięciu tzw. fraudów pracowników i w jaki sposób pomóc zmienić status quo? Nieuczciwość w gastronomii jest na tyle powszechna, że instalacja kamer nie wystarcza.  Jak narzędzie do analityki i kontroli biznesu pomoże Ci gdy nie ma Cię na miejscu?

Zdalna kontrola on-line w czasie rzeczywistym

W jaki sposób kontrolować towar, który zakupiony po określonym koszcie ma zejść z magazynu i trafić prosto na talerz gościa przynosząc założone zyski? Mobilny system POS z kontrolą kosztów i raportami sprzedaży podpowie Ci czy w Twoim biznesie nie ma luk i czy pieniądze nie wypływają wtedy gdy nie ma Cię nie ma miejscu. 

Świadomy restaurator skupiając się na pierwszych krokach działalności, musi wybiegać w przyszłość i stawić czoła nawet tym nieprzyjemnym sytuacjom. Pomimo, że każdy szef wierzy w zgrany i zaufany zespół pracowników warto zabezpieczyć się przed oszustwami wśród personelu – czyli niepozornemu ulatnianiu się Twoich pieniędzy. Z doświadczenia wiemy jak problem dotyka restauratorów i niestety jak bardzo jest powszechny.

Kontrola mobilna to nie tylko wsparcie przy obsłudze Twojego personelu, ale przede wszystkim kontrola biznesu. Przez kontrolę biznesu rozumiemy wgląd wszystkiego co do niego wpływa i co z niego wypływa.

Zestawienie kosztów z przychodami jest dla wielu nie lada wyzwaniem. Podpowiemy Ci, jak możesz kontrolować transakcje oraz stan towaru – nie tracąc przy tym zmysłów. 

Transakcje Finansowe, otwarte i zamknięte rachunki

Najczęstszą sytuacją z jaką możemy się spotkać to manipulowanie przez obsługę przebiegiem transakcji. Mobilny system POS powinien umożliwić Ci wprowadzanie osobnych użytkowników, dzięki czemu każdy rachunek będziesz mógł przypisać odpowiedzialnej za niego osobie.

Na koniec dnia każdy z pracowników powinien mieć możliwość wydrukowania dla Ciebie krótkiego raportu sprzedaży na którym widoczne będą informacje:

  • Utarg
  • Data i godzina wykonania raportu (na koniec zmiany widzimy kiedy pracownik wychodzi)
  • czy zostały udzielone rabaty
  • czy wykonane były anulacje pozycji na rachunku
  • Wartość otwartych zamówień

Jak zauważyłeś systemy mobilne umożliwiają Ci podgląd bieżących jak i zrealizowanych rachunków, ale dodatkowo powinna znaleźć się tam informacje w jakich godzinach dany rachunek został otwarty oraz kiedy zamknięty. W jakich sytuacjach może być to pomocne?

Na co nabierają się właściciele i manager?

Wyobraźmy sobie, że kelner przyjmuje zamówienie i zatwierdza je w celu przygotowania go na barze lub w kuchni. W momencie dokonywania przez gości płatności, kelner jednak pokusił się na usunięcie pozycji z zamówienia, pobrał od klienta odpowiednią wartość, lecz ostatecznie wystawił rachunek fiskalny pomniejszony o anulowane pozycje – zgarniając przy tym różnicę do kieszeni. Powinniśmy szczególnie zwrócić uwagę na rachunki, które zostały otwarte np w połowie dnia, a zamknięte tuż przed końcem zmiany. Z wielką pomocą przychodzi nam tutaj rejestr czasu otwarcia i zamknięcia zamówienia. Bardzo duży problem pojawia się w momencie kiedy obsługa dogadała się z kucharzem. Takie „Fraudy” tego typu trudno wychwycić ponieważ nikt nie nosi ze sobą wagi i nie waży na talerzu porcji, którą otrzymał. Z pomocą przychodzi więc gospodarka magazynowa, która porówna ile zakładanego towaru powinno zejść generując adekwatny przychód

Anulacje rachunków i anulacje pozycji zamówienia

Zapobiegając takim sytuacjom wyodrębniliśmy w POS Ristorio raporty z anulacjami całych rachunków jak i każdej  pozycji, która nie została wcześniej zafiskalizowana. Naturalnie kelnerzy mają prawo do pomyłek, ale dzięki stałemu podglądowi do takich raportów możemy monitorować ilość anulacji oraz weryfikować  powody ich występowania. Dodatkowy atutem  jest możliwość wprowadzenia funkcji autoryzacji anulacji hasłem managera zarówno całych rachunków jak i pojedynczych pozycji. Przeglądanie raportów anulowanych rachunków i wycofywanych pozycji po zebraniu zamówienia jest w gastronomii bardzo istotnym elementem weryfikacyjnym. Nie tylko pozwala on zbadać uchybienia, ale stanowi psychologiczny aspekt organizacyjny. Obsługa mająca świadomość przeglądania takich informacji przez managera nie nadużywa możliwości wykonywania ryzykownych ruchów.

Kontrola stanu magazynowego

Niestety oszustwa w gastronomii nie dotyczą tylko przywłaszczenia gotówki, ale również nadużywania produktów/towarów/półproduktów czy dań przeznaczonych do sprzedaży. Podbieranie, podjadanie czy niestosowanie się do przyjętych proporcji to straty, w których ulokowane są Twoje pieniądze. Tu z pomocą przychodzi gospodarka magazynowa, która nie tylko pozwoli Ci kontrolować Twoje wydatki, ale również weryfikować stany magazynowe uwzględniając ilość zakupionego towaru w stosunku do jego sprzedaży (więcej na temat prowadzenia magazynu znajdziesz w artykule „czym jest foodcost„). W magazynie możesz prześledzić historię każdego towaru, oraz w łatwy i szybki sposób przeprowadzić inwentaryzację, by porównać raporty terminala POS ze stanem rzeczywistym. Żeby kontrola była precyzyjna, w magazynie znajdziesz zakładkę „rozchody” w której będziesz mógł uwzględnić ewentualne straty opisując ich powód albo analizować towary, które zużywasz na prowadzenie lokalu niekoniecznie na tym zarabiając (np. środki czystości, chemia, ozdoby itd.)