W drugiej części artykułu „jaki program dla restauracji wybrać” podpowiemy na ile istotny jest serwis, który oferuje producent oprogramowania i na jakie funkcje powinien zwrócić uwagę właściciel tak aby w pełni obsłużyć gości.

Wsparcie restauracji po wdrożeniu oprogramowania

Ile razy przeklinałeś, gdy potrzebując wsparcia (np. dotyczącego usług gsm lub internetu) nie mogłeś dodzwonić się na helpdesk? Jak bardzo irytujące było oczekiwanie na odpowiedź z myślą, że podczas zakupu wszyscy byli uprzejmi i gwarantowali Ci pomoc?

Przed zakupem zwróć szczególną uwagę też na typ, poziom i jakość serwisu, który oferuje producent a ten często zależny jest od:

  • Dni i godzin wsparcia
  • Wykupionego abonamentu
  • Rodzaju pomocy (telefon, email)
  • Wiedzy działalności gastronomicznej

Pamiętaj, że system gastronomiczny to nie telefon komórkowy albo pakiet tv. Niesprawny program lub problemy w trakcie pracy mogą wygenerować dodatkowe kłopoty np. kiedy niespodziewanie zapuka do naszych drzwi kontrola z urzędu skarbowego.

Mało który właściciel restauracji zdaje sobie sprawę z tego, że w przypadku niedziałającego systemu POS lub awarii drukarki fiskalnej, zgodnie z przepisami prawa należy wstrzymać sprzedaż w lokalu do momentu usunięcia awarii. Przepisy te należy rozumieć w taki sposób, że nie możesz wydawać posiłków i napojów nie wręczając przy tym paragonu. (No chyba, że na zapleczu masz rezerwowe urządzenie fiskalne na przykład takie jak kasa fiskalna).

Sytuacje kryzysowe jak w każdym biznesie pojawiają się w najmniej oczekiwanym momencie. Warto związać się z takim dostawcą oprogramowania, który do minimum zredukuje ryzyko przestoju. W praktyce można porównać to do polisy ubezpieczeniowej. Przez długi czas możemy nie mieć żadnych kłopotów. Jednak jak się zdarzą, niech po drugiej stronie będzie partner, który rozwiąże nasz problem.

Prawda jest taka, że serwis serwisowi nie równy. Ważne, żeby po drugiej stronie słuchawki znalazła się też osoba, która program dla restauracji zna jak własną kieszeń i rozumie biznes gastronomiczny. Często kilka wskazówek – np. co odpowiedzieć gościom, jak zachować się przy stoliku, jakie kroki wykonać w przypadku awarii systemu lub urządzenia fiskalnego potrafi uratować sytuację.

Oprogramowanie dla gastronomii a jego funkcje

Ile informatyków tyle funkcji w systemach. Ostatnią rzeczą jaką chciałby zobaczyć właściciel lokalu gastronomicznego jest widok programu nad którym nie siedzieli ludzie pracujący dla gastronomii tylko programiści, którym wydaje się, że ich pomysły na program są najlepsze.

Na czym powinno zależeć właścicielowi przy wyborze systemu POS?

  • System powinien być prosty w obsłudze – po co nam mnogość funkcji, których nie wykorzystujemy? To komplikuje jego użytkowanie
  • Obsługa lokalu powinna móc szybko wdrożyć się do pracy
  • Właściciel ma mieć kontrolę nad lokalem w dowolnym miejscu
  • System ma pomagać w sprzedaży
  • System powinien być niedrogi w utrzymaniu

W programie powinny pojawić się następujące funkcje:

  • Przyjmowania zamówień na otwartych rachunkach
  • Wyboru pozycji sprzedaży w przejrzysty sposób
  • Modyfikacji pozycji sprzedaży na życzenie gościa
  • Zamykania rachunków różnymi formami płatności
  • Dostęp do raportów on-line
  • Wystawiania faktur
  • Sprawna komunikacja kelner-kuchnia

Cała reszta funkcjonalności i udogodnień to elementy dodatkowe, które często stanowią o wygodzie użytkowania, ale nie są niezbędne do pracy lokalu. Do takich funkcjonalności możemy zaliczyć:

  • Dzielenie rachunku
  • Etapy wydawania potraw
  • Wydruk rachunku wstępnego
  • Rezerwacje w kalendarzu
  • Dostęp do konfiguracji on-line
  • Dostęp do stanu magazynowego on-line

System gastronomiczny ma doprowadzić do sytuacji, w której obsługa gości będzie przebiegać sprawniej.  W lokalu będzie mniej karteczek, mniej pomyłek, goście będą szybciej i lepiej obsługiwani. Właścicielowi nie będą uciekały pieniądze przez palce, trudniej będzie go oszukać a on sam będzie miał kontrolę nad płatnościami, podatkami, wyliczeniami do akcyzy, wycofaniami, anulacjami itd. Kuchnia natomiast bezzwłocznie dostanie informacje co ma zostać przygotowane, a kelner dostanie powiadomienie że danie jest gotowe do odbioru. Bez irytujących okrzyków z kuchni albo dźwięku dzwonka.

Bezpieczeństwo informacji przetwarzanych w systemie POS

W sytuacji, kiedy dostęp do danych narażony jest na wszelkie ataki pośrednie i bezpośrednie, warto zadbać o możliwie jak najlepsze zabezpieczenie danych, które przetwarzamy w restauracji. Karteczki, notesiki, excele to proste i skuteczne formy gromadzenia danych, ale jednocześnie przestarzałe i niebezpieczne. W wielu przypadkach ułatwiają pracę, ale narażają właściciela na ryzyko wycieku i utraty danych. Z życia znamy sytuacje, gdy świeżo zatrudniony kucharz robi zdjęcia zeszytu z przepisami.

System POS nie powinien zapisywać danych na urządzeniu, ponieważ:

  • Dane z urządzenia można łatwo pobrać
  • W przypadku, kiedy urządzenie ulegnie zniszczeniu a nie nastąpiła ich synchronizacja –możemy utracić bieżące dane transakcyjne, dane klientów, stanów magazynowych itd. Pojawia się problem luki w danych i trudno jest je później uzupełnić (np. w przypadku zejścia towary ze stanu, historii sprzedaży itp.)

Nowoczesne systemy chmurowe zapisują dane na zewnętrznych, zabezpieczonych serwerach poprzez zabezpieczone połączenie szyfrowane SSL a do tego replikują (powielają) dane, które nawet w przypadku poważnej awarii w centrum danych zapewniają ciągłość pracy. To dużo bezpieczniejsze rozwiązanie niż instalacje, które wykorzystują pamięć urządzenia na miejscu w lokalu. Serwis rozwiązań w chmurze jest natychmiastowy. Nie wymaga wysyłania urządzenia do producenta lub kontaktu w celu przybycia serwisanta. Często informacja o pojawieniu się problemu jest wychwytywana wcześniej dzięki systemom monitorującym, zanim ujawni się w lokalu.

Jaki program dla restauracji wybrać?

Reasumując, warto zastanowić się nad wyborem takiego systemu POS, który oferuje

1. Kompetentny serwis z wysoką dostępnością

2. Pełną mobilność z danymi zabezpieczonymi w chmurze

3. Funkcje do obsługi lokalu gastronomicznego a w tym:

  • System sprzedażowy
  • System do zarządzania
  • Wyświetlanie zamówień
  • Gospodarkę magazynową

4. Przejrzysty system rozliczeń np. w trybie pay as you go nie narażając właściciela na duże wydatki w przypadku sezonowego wykorzystania dodatkowego urządzenia, chwilowego zwiększenia ilości transakcji czy użytkowników w systemie.