Inwentaryzacja w gastronomii – dlaczego nie możesz jej pomijać?
Każdy początkujący właściciel lokalu gastronomicznego przynajmniej słyszał o inwentaryzacji. Niestety nadal duża część przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy jak istotna jest prawidłowo przeprowadzana, cykliczna inwentaryzacja.
Aby zdać sobie sprawę co tracimy, na wstępie wyjaśnimy co to w ogóle jest ta inwentaryzacja.
Wbrew obiegowej opinii, inwentaryzacja w gastronomii to nie tylko lista produktów i ich rzeczywista ilość a więc spis z natury. Jest to wynik analizy, polegającej na zestawieniu wszystkich zakupów i wpływów towaru do magazynu z innych źródeł (gratisy, przesunięcia, przyjęcia wewnętrzne), rozchodów (sprzedaż, stłuczki, żywność przeterminowana i itp.) właśnie ze spisem z natury. Dopiero analiza tych wyników, czyli braków i nadwyżek daje nam pełny obraz inwentaryzacji.
Dzięki niej możemy ocenić, czy:
– receptury przygotowane przez Szefa Kuchni odpowiadają rzeczywistemu zużyciu
– towar jest właściwie przechowywany, zgodnie z terminem przydatności
– pracownicy dbają o majątek jakim jest towar w należyty sposób
– dostawcy rzetelnie fakturują nas za dostarczone produkty
– towar nie jest używany niezgodnie z przeznaczeniem lub po prostu kradziony
Inwentaryzacja w gastronomii wartościowa czy ilościowa?
Są dwie metody przeprowadzenia inwentaryzacji tj. wartościowa i ilościowa.
Pierwsza z nich, oparta na wartości zakupów w danym okresie, skorygowana (pomniejszona) o wartość towarów na magazynie dostarcza informacji o procentowym udziale kosztu w sprzedaży dań w naszej restauracji. Jest to sposób analizy magazynu, dający obraz rentowności prowadzonej działalności i spełniający wymogi ustawy o rachunkowości (pod warunkiem sporządzenia na dzień bilansowy), ale nie dostarcza tak szczegółowych informacji jak metoda ilościowa.
W pewnym sensie metodą wartościową otrzymujemy wskaźnik food cost ale jest to uproszczenie, które nie daje nam pełnego obrazu sytuacji.
Właśnie ten drugi z wymienionych wcześniej sposobów przeprowadzenia inwentaryzacji – metoda ilościowa realizuje cele postawione na wstępie, stając się narzędziem controllingu w restauracji. Metoda ta polega na zestawieniu danych o zakupionym towarze z rozchodami i spisem z natury (stanem końcowym) w ujęciu ilościowym, czyli łatwym do zweryfikowania pod względem ewentualnych niezgodności.
Inwentaryzacja w restauracji – jak ją dobrze przeprowadzić?
Kluczem do poprawnie przeprowadzonej inwentaryzacji jest dokładność i cykliczność.
Nie ma sensu, chyba że do celów rozliczeń podatkowych, przeprowadzanie inwentaryzacji raz w roku. Tak duży okres między inwentaryzacyjny uniemożliwia jakąkolwiek analizę funkcjonowania magazynu i w efekcie całego lokalu a daje pole do nadużyć i niegospodarności.
Co zrobimy z informacją że brakuje nam 12 kg parmezanu o wartości powiedzmy 1000 PLN gdy stwierdzimy ten fakt 31 grudnia? To tylko 1 kg miesięcznie, a w skali roku daje pokaźna kwotę zmarnowanego kapitału.
Najlepsze efekty daje inwentaryzacja przeprowadzana całościowo minimum 1 raz w miesiącu, gdzie stan końcowy jednego miesiąca jest jednocześnie stanem początkowym następnego.
Dzięki temu podejściu, już na początku kolejnego okresu będziemy w stanie wprowadzić korekty do receptur i poprawić inne błędy a następnie monitorować efekty tych zmian.
Dobrym pomysłem są także niezapowiedziane, częste kontrole wybranych, wysokokosztowych produktów.
Jak się do tego zabrać?
Niezależnie od tego czy prowadzimy ewidencje towarów w module magazynowym czy korzystamy z Excela, musimy dbać o to aby na bieżąco wprowadzać wszystkie zakupy oraz uzupełniać i modyfikować receptury.
Kolejnym elementem jest spis z natury. Wykonujemy go oczywiście po zamknięciu lokalu lub następnego dnia przed dostawami i otwarciem. Aby sprawnie przeprowadzić spis towarów, możemy wykorzystać wcześniej przygotowany arkusz zawierający inwentaryzowane produkty. Musi on oprócz nazwy produktu zawierać także inwentarzowa jednostkę miary czyli taką, w której łatwo policzymy stan danego towaru.
Jeżeli np. przechowujemy ryż w 75 kg workach to najłatwiej policzyć worki a nie ilość kilogramów.
Pamiętajmy także aby spis z natury przeprowadzić skrupulatnie i zliczać produkty kolejno, tak aby uniknąć chaosu i w efekcie pominięcia jakiejś partii. Następnie sporządzony spis z natury wprowadzamy do programu lub arkusza Excel i otrzymujemy w wyniku listę nadwyżek i strat.
Co zyskam przeprowadzając cyklicznie inwentaryzację?
Inwestując niewielką ilość czasu (średni lokal to 2 godziny pracy) jesteśmy w stanie uniknąć start finansowych idących w tysiące złotych. Dokonując częstych inwentaryzacji uszczelniamy procedury, optymalizujemy receptury, czy sposób przechowywania żywności. Jesteśmy w stanie dostosować ilość zapasów w magazynie do rzeczywistego zapotrzebowania w danym okresie.
Moduł magazynowy czy Excel?
Do sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji mamy do wyboru arkuszem kalkulacyjny (jeśli korzystamy z kasy fiskalnej) lub moduł magazynowy zintegrowany z systemem POS.
O ile wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego jest tańsze i daje bardziej elastyczne możliwości analizy danych, to jednak wymaga znacznej wiedzy i wprawy w operowaniu na tabelach, łatwiej też popełnić błąd w formułach czy odnośnikach.
Moduł magazynowy jest na pewno rozwiązaniem znacznie bardziej wydajnym w inwentaryzacji i łatwiejszym w użyciu niż arkusz kalkulacyjny. Ponadto wybierając moduł magazynowy zintegrowany z systemem POS online, zyskujemy bezpieczeństwo danych i minimalizujemy ryzyko ich utraty.
Czas poświęcony na analizę wyników inwentaryzacji także będzie znacznie mniejszy, ze względu na gotowe raporty, wbudowane w program do ewidencji magazynowej.